Vaga - Assistente Administrativo

1. Introdução

O Colégio Elite, SU, LDA, com Sede Bairro do Jardim, Rua da Agricultura, Talhão nº 152 e Parcela nº 561, Distrito Municipal KaMubukwana na cidade de Maputo, com Nuit 402041846 pretende contratar uma Assistente Administrativo com experiência adequada para:

a) Executar os procedimentos administrativos em conformidade com as normas estabelecidas pela instituição, e pela legislação nacional.

b) Assistir à coordenação, finanças na gestão administrativa e financeira global da instituição, principalmente nas questões relacionadas com os procedimentos relacionados e desempenhará as tarefas que lhe forem incumbidas, às quais incluirão.

2. Objectivo da Contratação

O(a) Assistente Administrativo deverá apoiar o Pelouro de Suporte na gestão administrativa, financeira da instituição.

3. Tarefas, Responsabilidades e ou Resultados Esperados

O Assistente Administrativo desempenhará suas funções a nível institucional, de forma não restritiva, sendo esperado que desenvolva, mas não se limite as seguintes tarefas e responsabilidades:

a) Apoio na execução geral das actividades de administração, secretariado, finanças, e prestar apoio a outros funcionários, conforme necessário;

b) Auxiliar na preparação e manutenção de todos os documentos da instituição;

c) Auxiliar na coordenação e secretariado das reuniões;

d) Estabelecer e manter um banco de dados de contactos, incluindo os actores chave da instituição;

e) Fornecer serviços de secretariado para a gestão e o Comité de direcção e para quaisquer outros grupos estabelecidos no âmbito da instituição;

f) Responsável por organizar as instalações quando há eventos, reuniões ou sessões de formação e também ser responsável por coordenar a reserva do evento para uma instalação particular;

g) Certificar-se de que equipamento de escritório está em boas condições de funcionamento;

h) Gravar todas as correspondências internas, entradas e saídas conforme exigido;

i) Certificar-se do arquivo adequado de cópias de todas as correspondências e documentos;

j) Auxiliar e garantir que haja eficiência nas operações do dia-a-dia tais como material de escritório adequado, decoração, limpeza, serviços de mensageiro e outras funções relacionadas;

k) Fazer e confirmar as reservas de viagens e hotel para equipe;

l) Processar, preparar e facilitar reuniões internas e externas;

m) Gerir correctamente e preparar informações de escritório;

n) Desempenhar outras tarefas relevantes do Projecto.

4. Entregáveis específicos

Relatórios periódicos sobre as actividades Administrativas;
Gestão da base de dados de prestadores de serviços;
Elaboração dos modelos de controlo dos contratos em curso;
Outros entregáveis poderão ser definidos em função das necessidades identificadas pelo pelouro de Suporte e Coordenação da instituição e comporão o acordo de desempenho do assistente administrativo.

5. Linha de Report

O Assistente administrativo está afeto no pelouro de Suporte divisão de administração e recursos humanos. Contudo, prestará apoio, sempre que necessário, ao Departamento de aquisições e a coordenação.

6. Qualificações mínimas exigidas

O Assistente administrativo deverá reunir os seguintes requisitos principais:

Qualificações e formação exigidas
Possuir formação académica superior nas áreas de administração, gestão, gestão financeira ou áreas afins constitui uma vantagem;
Ter experiência profissional comprovada de pelo menos 2 anos na área de gestão de escritórios e documentação, secretariado;
Experiência comprovada de ter trabalhado com instituições de ensino;
Conhecimentos sobre a contratação publica;
Disponibilidade para viajar e ter preparação para trabalhar sob pressão e com supervisão mínima e excelente capacidade de organização;
Excelentes conhecimentos de informática, na óptica do utilizador;
Ser fluente em inglês e português;
Disponibilidade imediata.
Nacionalidade moçambicana.

7. Duração do Contrato

O contrato inicial terá a duração de 3 meses período probatório com avaliações de desempenho contínuas, cujo a renovação será automática.

Entretanto, o(a) Assistente Administrativo será avaliado(a) numa base contínua sendo que a avaliação anual de desempenho não sendo positiva, ou não haja necessidade de continuação dos serviços contratados, O Colégio Elite, SU, LDA, poderá rescindir o contrato com pré-aviso de 60 dias sem que haja lugar a qualquer tipo de compensação.

8. Procedimentos Aplicáveis

O(a) Assistente Administrativo será contratado(a) com base nos procedimentos previstos regulamento de contratação da instituição.

Mande a sua candidatura para os seguintes endereços eletrónicos.